しっかりした計画が必要です!
移転の大まかなスケジュール
移転の検討⇒計画⇒各種契約⇒各種事務手続き開始⇒新テナント着工及び工事完了⇒引っ越し作業⇒新テナントにて営業開始⇒ 旧テナント原状回復工事開始及び完了
100坪前後の内装工事で工事条件や計画内容にもよりますが、計画及び図面作成までに1か月~2か月、見積作成期間が1か月前後、発注から着工までの準備期間が2週間~2か月程度、工事期間が1か月~2か月程度、旧ビル原状回復工事が1か月~2か月程度必要となりますので、移転希望時期を決められる際のご参考にして下さい。
注意点!
(2重家賃)
ほとんどのテナント物件が工事期間中も家賃が発生する契約となるので、新テナント内装工事・旧テナント原状回復工事中にも家賃が発生します。これを2重家賃と言います。旧テナントの契約終了日ギリギリに新テナントに引っ越しを終えても、契約終了翌月から原状回復工事を行う事になり旧テナントへの賃料が発生してしまいますので費用を抑えるためには、この2重家賃を支払う期間を少しでも少なくする必要がありますので、新・旧テナントの工事業者と必要工事期間の打ち合わせをしっかりと行い、原状回復期間を考慮した新テナントへの引っ越しスケジュールと新テナントの家主様へ「工事期間中の賃料発生を無くしていただくか?半月分にしてもらえないか?」の交渉が大事です。
(解約通知)
良い条件で新テナント物件も決まり口頭で合意を結んだので契約締結前に旧テナントの解約通知を出される方や物件を探している段階で解約通知を出される方がいらっしゃいますが、絶対に駄目です。何故なら契約を結ぶまでは双方共に白紙にできるからです。たとえ家主様から口頭で合意を頂きましても御社より良い賃貸条件で他社が割り込んで来る事もありますし、何らかの事情で白紙にされる可能性もあるからです。このように締結前に解約通知を出して解約を中止する旨を旧テナントの家主様に再度説明に行ったが、人気のある地域の為、次の借主と交渉中の為、戻れずに慌てて条件の悪い物件と嫌々契約するという事も十分考えられます。
(予算組)
移転をする際に先ほどの2重家賃期間も含め、見えない費用が発生しますので、社内・業者・行政と綿密に協議を重ねて移転予算を組んで下さい。また予備費を準備していただいた方が良いです。何故なら内装工事でも見えない場所で下地の腐食等が分かり追加が発生したり、不要備品が想定以上に出たりして追加が発生するからです。予備費を準備して使わなくて済めば良いですし問題が生じた時には稟議を通さずに瞬時に決断出来るので心強いです。
(業者選び)
基本的に内装業者以外の手配は全て個別発注となる事が多いです。この業者別に依頼をすると打ち合わせ・施工日・他業者への伝達など全て依頼主様が対応する事になり、それらの作業は時間と手間を取られる事が多いのが実情です。